Governance van VOM vzw

Governance

VOM Intern Reglement Governance

INTRODUCTIE

Dit document heeft tot doel een algemene beschrijving te geven van de structuur en de cultuur van VOM. De vereniging is geregeld door een intern reglement dat opgesteld werd door het bestuursorgaan. Dit reglement blijft ondergeschikt aan de statuten en mag er niet in tegenspraak mee zijn. De leden zijn gebonden door het reglement nadat het werd bekrachtigd door de algemene vergadering. In het intern reglement worden afspraken van samenwerkingsvormen gemaakt tussen het bestuursorgaan, het VOM-team, de communities, de werkgroepen en alle leden. Het idee is dat elke bestuurder en elk lid maximaal kunnen bijdragen aan VOM. Hiervoor zijn er verschillende profielen aanwezig zodat er differentiatie en meerwaarde kunnen ontstaan. Het document dient ook als leidraad voor een nieuwe bestuurder of VOM-lid om inzage te krijgen in de werking van VOM enerzijds en de verwachtingen ten aanzien van elkaar anderzijds.

OORSPRONG

Het onderstaande is een verzameling van vragen en antwoorden over punten die besproken werden op 24 april 2019 door de aanwezige bestuurders, verder aangevuld in 2020 en uitgebreid in 2022 n.a.v. 2 begeleide strategiesessies met de bestuurders, afgevaardigden van YOUNG VOM en Promosurf en het VOM-team. Dit intern reglement is een levend document en zal aangepast worden in functie van de noden en mogelijkheden.

MISSIE

VOM is een actief trefpunt voor alle bedrijven/organisaties die samen werken aan duurzame oppervlaktebehandeling van materialen.

VISIE

“Beyond treatment of surfaces, VOM geeft betekenis aan oppervlaktebehandeling!"

Onze doelstellingen reiken verder dan alleen aandacht voor techniek. Het gaat ook over kwaliteit, veiligheid, milieu, energie, (circulaire) economie, wetgeving, trends, enz.

“I have a dream” dat oppervlaktebehandeling een onmisbare expertise is en dat iedereen zich bewust is van de mogelijkheden.

VOM wil professionals en bedrijven verenigen die technische expertise hebben in verband met oppervlaktebehandeling omdat dit een fundamenteel aspect is in de afwerking van heel wat producten op de markt aangeboden.

VOM wil alle leden de mogelijkheid geven om samen te netwerken, informatie uit te wisselen en promotie te maken over alle oppervlaktebehandelingen. VOM wil leden actief betrekken bij de werking van de vereniging. Hiervoor zijn enkele afspraken geformuleerd in dit intern reglement.

Door te verenigen wil de VOM de leden onderling verbinden (technische kennisuitwisseling, nieuwe boeiende ontwikkelingen) en in contact brengen met potentiële klanten (promotie van het vak), met wet- & regelgeving en met instanties die hier mee bezig zijn (universiteiten en onderzoeksinstellingen).

Hiervoor dienen we DUIDELIJK te communiceren in alle mogelijke vormen naar de leden en niet-leden. En omgekeerd, VOM dient ook geïnformeerd te zijn wat leeft bij onze leden en in de industrie.

Om dit allemaal te realiseren dient er een grote wendbaarheid te zijn om snel in te spelen op de veranderingen in de maatschappij. Enkel op deze manier kan VOM zich verder ontwikkelen.

DOELSTELLINGEN

Verenigen: aanspreekpunt voor de industrie

Alle personen, bedrijven, instanties die interesse hebben in oppervlaktebehandeling, kunnen bij VOM terecht met hun vragen over coatingprocessen, nieuwe technieken, regelgeving, ed.

Verbinden: promoten van oppervlaktebehandeling

Oppervlaktebehandeling is een complexe wereld. Daarom informeert VOM voorschrijvers, opdrachtgevers, bouwheren, architecten, studieburelen, projectontwikkelaars over de mogelijkheden van de technologie.

Versterken: doorgeven van technische kennis aan bedrijven

Werken met kennis van zaken! Daar gaan we voor. VOM verstrekt technische informatie over oppervlaktebehandeling en dit d.m.v. cursussen, studiedagen, netwerkactiviteiten, beurs, (digitaal) maandblad, website, e.d.

Verdedigen: behartigen van de belangen van de industrie

VOM vertegenwoordigt de sector bij milieu-administraties en wetgevende overheid om constructief mee te werken aan een duurzame wereld, zowel regionaal, nationaal als internationaal.

BEGRIPPEN

Werkdocument of ontwerp: een document dat eerst binnen een orgaan getoetst en vervolledigd wordt alvorens het in een gezamenlijke vergadering goedgekeurd wordt. Consent is de manier waarop een goedkeuring tot stand komt.
Groep: wijst op een verzameling van leden die zich tijdelijk of permanent engageren voor het algemeen belang van VOM vzw.
Leden: alle personen vernoemd in dit document die lid zijn van VOM vzw
AV : algemene vergadering: Het geheel van de leden van VOM vzw
Onderaanneming: een opdracht/werk van die geheel of gedeeltelijk wordt uitgevoerd door een derde partner tegen een bepaalde prijs en onder specifieke voorwaarden.
Stopzetting: beëindiging van een samenwerkingsovereenkomst te weten op eigen verzoek of gedwongen door de groep.
Governance: betreft de wijze waarop wordt samengewerkt.
Brief van de voorzitter en General manager: een korte samenvatting van alle operationele activiteiten van VOM gedurende een bepaalde periode. Deze wordt door de General manager en voorzitter voorbereid en minstens 7 dagen voor de vergadering van het bestuursorgaan verspreid.
Bestuursorgaan: bestuurders die verkozen zijn tijdens door de algemene vergadering zoals voorzien in de statuten. De bevoegdheid en te volgen procedures zijn duidelijk omschreven in de geldende statuten.
P&L: Profit & loss berekening die een financieel overzicht geeft van een activiteit of een geheel van activiteiten.
Community: een groep van leden onder mandaat van VOM met eigen P&L. Het bestuursorgaan (= mandaatgever) blijft dus verantwoordelijk voor de daden van een community.
Rapport van de community: een korte samenvatting van alle operationele taken van de community en wordt door de General manager verzameld minstens 7 dagen voor de vergadering van het bestuursorgaan.
Structuur: de context waarbinnen leden een actieve rol kunnen opnemen.
Orgaan: een werkgroep, community, bestuursorgaan, kernbestuur, marcom-groep, .. de onderdelen van de structuur.
Producten van VOM: hieronder verstaan we volgende zaken: opleiding, event, beurs, kwaliteitslabel, CETS, ledenwerving, magazine VOMinfo, E-VOMinfo, ed.
Werkgroep is een groep van professionals, lid van VOM vzw, die een bepaald thema of onderwerp behartigen en daardoor bijdragen aan de vraag van de markt onder begeleiding van een medewerker van het VOM-team. Bijvoorbeeld de Werkgroep aluminium of Werkgroep Zink. Derden kunnen eveneens deel uitmaken van een werkgroep als dit nodig of wenselijk is.
Marcom groep: klankbord bestaande uit leden die zich willen inzetten voor marketing gerelateerde topics binnen VOM vzw, denken we aan het vakblad VOMinfo en E-VOMinfo.
Body of knowledge (BOK): de complete set van concepten, termen en activiteiten die samen een beroepsdomein vormen, zoals gedefinieerd door de relevante wetenschappelijke vereniging of beroepsvereniging. Het is een soort kennisrepresentatie door elke kennisorganisatie.

STRUCTUUR VAN VOM

1. Overzicht van organen

Algemene Vergadering AV: geheel van de leden, zoals duidelijk omschreven in de statuten.
Bestuursorgaan: bestuurders die het mandaat hebben om de vereniging te besturen, zoals duidelijk omschreven in de statuten.
Het Bureau (of kernbestuur): wordt verkozen binnen het bestuursorgaan en kan bestaan uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een penningmeester en een secretaris en bieden ondersteuning aan het dagelijks bestuur via de General manager.
VOM-team: medewerkers die - als werknemer of als zelfstandige met een bepaalde opdracht - instaan voor de dagelijkse werking van de vereniging en rapporteren aan het dagelijks bestuur of bij afwezigheid aan het bestuursorgaan.
Community: groep van leden die zich actief engageren om een bepaalde doelstelling na te streven. Ze beheren een eigen budget en activiteitenprogramma, jaarlijks voorgelegd en goedgekeurd door het bestuursorgaan. Zij werken mee aan het realiseren van de doelstellingen van VOM vzw en zijn daarmee niet in tegenspraak.
Werkgroep: een groep leden die zich groeperen rond een gelijkaardige technologie of interesse, al dan niet aangevuld door derde partijen. De groep streeft het algemeen belang na. Zij delen hun kennis door middel van bijeenkomsten, interviews en publicaties. Werkgroepen kunnen een permanent of tijdelijk bestaan hebben. Zij kunnen een technisch thema of een maatschappelijk thema behartigen.
Rekeningtoezichters: deze zijn belast met de controle van de boekhouding, de financiële toestand en van de verrichtingen die in de jaarrekening worden opgenomen gedurende het lopende boekjaar. Ze maken hierover een verslag en presenteren dit op de AV.
Lesgevers: experten, bij voorkeur gekozen binnen onze leden, die aangesteld worden door VOM vzw om een specifieke opleiding te begeleiden. De opdracht en voorwaarden worden duidelijk omschreven.

Hieronder is een voorstelling van de structuur van de VOM. Er zijn 3 groepen te benoemen waarvan leden kunnen deel uit maken. De rode pijlen drukken onderlinge linken aan d.w.z. bv YOUNG VOM dient minstens 1 iemand af te vaardigen naar het bestuursorgaan. Doel is zoveel mogelijk leden bij VOM een actieve rol te laten opnemen.

2. Het bestuursorgaan

De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan zijn duidelijk beschreven in de geldende statuten. Wat hierna volgt heeft betrekking op de praktische werking en afspraken zoals deze door het bestuursorgaan zijn opgesteld.

De hoofdtaak van het bestuursorgaan zijn gelinkt aan het beleid en toezicht. Zij formuleren en bewaken van strategische doelstellingen. De bestuursleden worden betrokken in tactische of strategische vraagstukken om VOM helpen verder te groeien en om vakkennis breder te verspreiden. Anderzijds wordt een kennisinhoudelijke inbreng verwacht doch niet verplicht. Zij keuren ook het voorstel van begroting goed, zij kijken naar potentiële samenwerking met andere organisaties/groeperingen en ze melden nieuwe ontwikkelingen in de oppervlaktebehandeling.

Het bestuursorgaan is een collegiaal orgaan. Beslissingen worden genomen als college. Het bestuursorgaan vergadert minstens 4 keer per jaar fysiek. Tussentijds worden online vergaderingen georganiseerd. Tijdens de bestuursvergadering wordt beslist over op de agenda vermelde punten.

Om het reilen en zeilen van de operationele taken van VOM beter te volgen en om de acties die genomen zijn helder te maken, wordt er een “Brief van de voorzitter en General manager” voorafgaand aan elke vergadering bezorgd aan de bestuurders.

De manager neemt deel en rapporteert tijdens de bestuursvergadering. Indien nodig kunnen derden worden uitgenodigd om specifieke agendapunten toe te lichten. De aanwezigen van het VOM team of derden hebben geen beslissingsrecht.

Het bestuursorgaan heeft volgende taken:

Zich gedragen als een voorzichtig en redelijk persoon overeenkomstig de statuten van de vereniging;
Tactische en strategische vragen (standpunt innemen, relatie met andere partijen), het verschil tussen wat dringend is voor VOM (=bureau/kernbestuur) versus wat belangrijk is voor de VOM (=Bestuursorgaan);
Bespreking van projecten die door de bestuurders ingebracht worden;
Bespreking van de financiële resultaten en goedkeuren van budgetplan;
Goedkeuring van de P&L van de communities en werkgroepen;
Het mandaat geven aan de General manager om binnen budget te handelen;
Zoeken naar meerwaarde voor alle VOM leden en aanverwante doelgroepen zodat de meerwaarde van het lidmaatschap beter aantoonbaar wordt;
Beslissen over een overdracht van een materieel actief;
Beslissen van enige overdracht, licentie of andere regeling met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten van de Vennootschap;
Het aangaan van leningsovereenkomsten van meer dan € 50.000 die nog niet zijn opgenomen in een door de Raad goedgekeurd budget;
Het verstrekken van een zekerheid (met inbegrip van garanties of een hypotheek of een mandaat om een hypotheek of een pandrecht te verlenen op de activa of het bedrijf van de Vennootschap);
Instaan voor de oprichting van een kernbestuur, community, werkgroep of enige ander orgaan van de structuur, inclusief de bepaling van de bevoegdheden.

3. Het bureau/kernbestuur en dagelijks bestuur

Algemeen gesteld is de rol van het bureau (kernbestuur) en dagelijks bestuur de operationele (dwz. dagelijkse of dringende zaken van VOM) taken op te nemen en hierin beslissingen te nemen.

Het bureau/kernbestuur en het dagelijks bestuur hebben volgende taken:

Het ondersteunen van de General manager in het nemen van dringende operationele beslissingen die een zekere financiële impact of gevolgen voor de vereniging of voor het personeel kunnen hebben. Dringendheid is bijvoorbeeld aankoop klein rollend materieel, beslissingen in aanwerving/ontslag personeel binnen de goedgekeurde budgetten, het uitvoeren van functioneringsgesprekken, ed.
·Beslissingen nemen aangaande IT-aankopen binnen goedgekeurde budget;
Het beschermen van persoonlijke informatie omtrent medewerkers naar het bestuursorgaan en algemene vergadering;
Het tekenen van allerhande officiële documenten voor de overheid of derde instanties;
Het uitvoeren van betalingen (door de penningmeester of voorzitter);
Het samenvoegen van bankrekeningen of keuzes aangaande financiële optimalisaties (na goedkeuring door het bestuursorgaan);
Het voeren en regelen van geschillen beneden een bedrag van € 5.000;
Uitgeven van kapitaal lager dan € 5.000, anders dan in het kader van de normale bedrijfsvoering of bepaald in het business plan of door de goedgekeurde begroting;
Kernbestuur kijkt mee naar uitvoering van strategische ontwikkelingen en geeft advies;
De hulp van het kernbestuur kan tevens ingeroepen worden bij de voorbereiding van dossiers die de General manager wenst te presenteren aan het bestuursorgaan en dient dan als eerste klankbord. In deze hoedanigheid neemt het kernbestuur geen beslissingen, maar geeft advies;
het kernbestuur beslist in alle wijsheid tot overdracht naar het bestuursorgaan indien het probleem hun beslissingsruimte te boven gaat.

De gewone dagdagelijkse operationele beslissingen blijven bij de manager die fungeert als dagelijks bestuur. Deze beslist in alle wijsheid welke beslissingen aan het kernbestuur worden voorgelegd.

4. Het VOM-team

De hoofdtaak van het VOM-team is gelinkt aan uitvoering en business development. Meer bepaald het uitvoeren van operationele doelstellingen en rapportage, alsook groei en opportuniteiten in kaart te brengen.

Het VOM-team bestaat uit mensen die op de payroll staan van de VOM en/of freelancers die worden ingehuurd voor specifieke en afgelijnde opdrachten. Het VOM-team bevat minstens volgende functies, voltijds of deeltijds.

Een General manager

Onderhouden van de relaties met het bureau/kernbestuur en bestuursorgaan
Uitwerken en evalueren van algemeen beleid (eindverantwoordelijkheid)
Ontwikkelen van business development via het business plan en bepalen van de strategie

Een sales manager

Ontwikkelen van nieuwe producten met toegevoegde waarde
Onderhouden van relaties met leden (nationaal en internationaal)
Onderhouden van relaties met partners (nationaal en internationaal)

Een marcom en operations manager

Ontwikkelen en implementeren marketingplan.
Realiseren van communicatiedragers, zoals VOMinfo en E-VOMinfo, social media
Communiceren rond producten en diensten
Organiseren van cursussen en events
Onderhouden van ledencontacten

Het VOM-team zal focussen op activiteiten die meerwaarde bieden aan VOM vzw. Niet kernactiviteiten worden maximaal geautomatiseerd of uitbesteed. Aandacht moet gaan naar business development en er moet ingezet worden om de toegevoegde waarde en voldoening bij de leden te verhogen.

De belangrijkste taak van het VOM-team zijn:

Zorgen voor de communicatie naar leden via directe kanalen (VOMinfo, website, email, telefoon) en social media;
Uitvoeren van sales;
Aanbevelen van alle producten bij de leden;
Oprichten van werkgroepen en begeleiden in het realiseren van activiteiten;
Communities bijstaan en ondersteunen in het realiseren van activiteiten;
Afwerken van P&L van VOM;
Voorbereiden van bestuursvergaderingen en AV;
Verzamelen van actviteitenkalender;
Hanteren en uitvoeren van een sales & marcom plan;
Bewaken van de tijdsverdeling en werking van werkgroepen en communities;
Onderhouden van internationale contacten onderhouden;
Onderhouden van actieve contacten met leden en belanghebbende partijen;
Handelen in alle neutraliteit en onpartijdigheid.

5. De community

Een community heeft in een zekere mate een eigen identiteit die past binnen de visie en de missie van de vereniging VOM vzw. De community draagt bij aan de verdere groei van VOM als geheel.

Een community heeft de mogelijkheid om met een eigen Profit & Loss activiteiten te organiseren en beschikt jaarlijks over een budget, goedgekeurd door het bestuursorgaan. Dit budget is niet cumuleerbaar over meerdere jaren en wordt elk jaar opnieuw bepaald. De P&L is echter louter om te zorgen dat de community eigen inkomsten en uitgaven beheerd. Alle inkomsten en uitgaven vallen onder de begroting/rekening van VOM vzw. Er wordt boekhoudkundig een aparte grootboekrekening aangemaakt zodat dit op elk moment weergeeft wat de uitgaven en inkomsten zijn.

Om een community optimaal te laten functioneren wordt jaarlijks een bestuur aangesteld, bestaande uit leden, dat de verantwoordelijkheid neemt om de vlotte werking en het bestaan de community te borgen. De samenstelling van het bestuur dient gemeld te worden aan het bestuursorgaan en aan de General manager. Minstens 1 bestuurder van de community moet deel uitmaken van het bestuursorgaan. De community voorziet voor elke bestuursvergadering een korte stand van zaken en stelt deze ter beschikking van de General manager.

De community mag rekenen op ondersteuning van het VOM-team om de activiteiten te realiseren.

Volgende zaken dienen door de community gedragen te worden:

Zoeken naar nieuwe leden van de community;
Eigen verslag maken;
Opmaken van graad van ondersteuning van VOM team (inschatting van het aantal uren die community nodig heeft om specifieke taken te laten uitvoeren door VOM-team);
Zorgen voor continuïteit van de community;
Bekendmaking van verandering van bestuursleden;
Opmaken van een jaarplanning met activiteiten gelinkt aan de kalender van VOM. De agenda van elke werkjaar zal worden bekendgemaakt één maand voor het einde van dat werkjaar voor het volgende werkjaar. De activiteiten liggen in lijn met de algehele trend van de VOM en versterken de visie;
Zoeken naar sponsoring;
Er is géén lidgeld maar een jaarlijkse bijdrage in de werking aan deelnemers van een community en dit in functie van het lidmaatschap bij VOM vzw;
Uitwerken van een brief van het bestuur met een kort verslag van de resultaten;
Aanwezigheid op de AV met een presentatie van het programma voor komende periode;
De community heeft géén tekenbevoegdheid en kan VOM vzw niet vertegenwoordigen t.a.v. derden;
De community stuurt indien nodig een afgevaardigde naar het kernbestuur. Daar worden de zaken besproken die qua ondersteuning nodig zijn om een product te organiseren;
De inkomsten van een community kunnen zijn: bijdragen van deelnemers, deelnameprijs events, sponsoring. De uitgaven zijn bepaald door de activiteiten die de community organiseert, de bestellingen dienen doorgegeven te worden aan het VOM-team.

Het mandaat van het bestuur van de community is onbezoldigd. VOM zorgt dat de aangestelden voldoende belangstelling en waardering krijgen voor de geleverde inspanningen via alle communicatiekanalen van VOM. Het bestuur kan zich profileren tijdens een event/publicatie.

6. De werkgroep

Een werkgroep heeft tot doel het volgen van nieuwe ontwikkelingen op het vlak van oppervlaktebehandelingen maar kan zich ook verdiepen in maatschappelijke thema’s die impact hebben op de bedrijfsvoering van onze leden. Zij komen minstens 2 keer samen per jaar. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen permanente en tijdelijke werkgroepen. De werkgroepen hanteren géén eigen budget.

Een werkgroep wordt samengesteld uit VOM-leden en hebben tot doel hun vakgebied te verdedigen, het schrijven van (praktijk)richtlijnen, het organiseren van events, het volgen van nieuwe ontwikkelingen en het verankeren van kennis met universiteiten en hogescholen. Leden die constructief willen meedenken en kennis willen delen mogen toetreden tot een werkgroep. Neutraliteit en transparantie binnen de groep zijn belangrijk. Het algemeen belang wordt nagestreefd. Indien teveel commercieel of eigen belang wordt vastgesteld, heeft het bestuursorgaan het recht om deelname aan de werkgroep stop te zetten. Indien nodig, kunnen werkgroepen zich laten bijstaan door experten of externen buiten de VOM-organisatie. Samenwerking met andere organisaties moet kenbaar gemaakt worden aan de General manager en eventueel aan het bestuursorgaan.

Volgende zaken kunnen door werkgroep gedragen worden:

Publicatie van een richtlijnen, white papers, artikelen rond relevante thema’s die gedragen worden door een groep leden;
Vernoemen van nieuwe inzichten in het domein van oppervlaktebehandeling;
Om inzage te geven in de werking en output van de werkgroep wordt op regelmatig verslag uitgebracht aan het bestuursorgaan via de manager of via een aangeduid verantwoordelijke van de werkgroep;
De werkgroep kan rekenen op een vast contactpersoon van het VOM-team;
Verbinden van experten en hierover topics of opleidingen suggereren;
Input geven aan mediakanalen VOM;
Strategisch meehelpen of zelf onderwerpen aanbrengen die verwant zijn met de Body of Knowledge van VOM;
Bijdragen aan het organiseren van activiteit omtrent een specifiek topic;
De werkgroep heeft géén tekenbevoegdheid en kan VOM vzw niet vertegenwoordigen t.a.v. derden.

Het mandaat van de leden van een werkgroep is onbezoldigd. VOM zorgt dat de aangestelden voldoende belangstelling en waardering krijgen voor de geleverde inspanningen via alle communicatiekanalen van VOM. De leden van een werkgroep kunnen zich profileren tijdens een event/publicatie.

7. De lesgever

Omdat oppervlaktebehandeling zo een complexe en brede technologie is, worden lesgevers op freelance basis ingezet. Op deze manier kan VOM flexibel anticiperen op de noden van de markt en wordt maximaal ingezet op technische expertise. Enthousiasme, expertise en de bereidheid om kennis te delen zijn 3 belangrijke criteria voor de selectie van lesgevers.

VOM kan verschillende lesgevers, experten in het vakgebied en bij voorkeur lid van VOM, aanstellen voor het geven van een opleiding in het kader van de Body of Knowledge. De lesgevers dienen voldoende neutraliteit te hebben ten aanzien van de cursisten en handelen in het algemeen belang, d.w.z. een lesgever heeft tot doel zijn aandacht te focussen op het overbrengen van kennis, niet het verkopen van eigen diensten of producten.

Voor de lesgevers wordt er jaarlijks een standaardvergoeding vastgelegd zowel voor het effectief lesgeven als voor de verplaatsingen. De lesgever beslist niet over aankopen en verhuring nodig voor de organisatie van de opleidingen zonder akkoord van VOM vzw.

De presentatie en het cursusmateriaal zijn eigendom van VOM vzw die toestemming geeft voor de verspreiding ervan aan de deelnemers. In het geval dat de presentatie en het cursusmateriaal eigendom zijn van de lesgever, dient hij toestemming te geven aan VOM vzw voor de verspreiding ervan aan de deelnemers. Bij het aanpassen van cursusmateriaal worden afspraken gemaakt tussen VOM vzw en de betreffende lesgever(s).

Per cursus/opleiding wordt een overeenkomst opgesteld tussen de lesgever en VOM vzw waarin de opdracht, timing, vergoeding, annulering en specifieke afspraken vast gelegd worden. Lesgevers gedragen zich als een voorzichtig en redelijk persoon om de kwaliteit van de opleiding te garanderen.

8. De rekeningtoezichters

De algemene vergadering benoemt jaarlijks, op voorstel van het bestuursorgaan, twee of meer rekeningtoezichters. Zij mogen geen deel uitmaken van het bestuursorgaan tijdens de periode waarover de controle zich uitstrekt. De rekeningtoezichters zijn belast met de controle van de boekhouding, de financiële toestand en van de verrichtingen die in de jaarrekening worden opgenomen gedurende het lopende boekjaar. Zij mogen kennis nemen van alle akten en bescheiden die nuttig zijn voor het vervullen van hun opdracht. Dit gebeurt in aanwezigheid met de penningmeester en de General manager.

Zij brengen verslag uit over hun opdracht aan de algemene vergadering. Hun mandaat neemt hiermee een einde. De rekeningtoezichters mogen zich door derden laten bijstaan na goedkeuring door het bestuursorgaan.

CULTUUR VAN VOM

1. Beslissingsaanpak & gezamenlijke meetings

Algemeen

Tijdens vergaderingen worden beslissingen genomen over op de agenda vermelde punten. Bepaalde thema’s moeten voldoende voorbereid en toegelicht zijn door de betrokkenen (General manager, voorzitter of de community, vertegenwoordiger werkgroep, …). Dit betekent dat de nodige werkdocumenten een geconsolideerd antwoord of aanbeveling bevatten van de General manager, voorzitter of de groep en dat deze minstens 1 week voorafgaand aan de vergadering verspreid zijn. Het is belangrijk dat iedereen zich voldoende heeft kunnen voorbereiden alvorens te beslissen.

Het beslissingsproces wordt voorafgegaan door volgende stappen:

Een projectverantwoordelijke dient aangesteld te worden en ...
... maakt vanuit een ANALYSE een SYNTHESENOTA en VOORSTEL TOT BESLUIT aan het betreffende orgaan.
tijdens vergadering van het orgaan wordt toegelicht en besloten: terug voor heranalyse of beslissing en uitvoering
Dan pas COMMUNICATIE (Hoe, Wat, Waar, Aan wie, Waarom) vóór de IMPLEMENTATIE
En na enige tijd EVALUATIE

Het bestuursorgaan

Het bestuursorgaan neemt slechts besluiten als de meerderheid (de helft+1) van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is bij middel van een schriftelijke volmacht, geldig voor één vergadering. Als een bestuurder plots verhinderd is door onvoorziene omstandigheden, mag hij via mail zijn standpunt/beslissing meedelen aan de groep.

Het bestuursorgaan beslist in principe als college via de regels van behoorlijk bestuur. Het bestuursorgaan vervult zijn taak zonder vooringenomenheid of partijdigheid bij elk besluit dat zij neemt. Het bestuursorgaan mag de geattribueerde of gedelegeerde bevoegdheid alleen gebruiken voor het doel van de VOM. Het bestuursorgaan besluit via “consent” besluitvorming. Dit is het nemen van een besluit wanneer geen van de aanwezigen beargumenteerd en overwegend bezwaar heeft tegen het nemen van dat besluit. Met andere woorden, diegene die "consent geeft" hoeft niet "voor" het voorstel te zijn, alleen mag hij "niet tegen" het voorstel zijn. Wanneer geen “consent” bereikt wordt, moet de reden/verklaring aangegeven worden aangevuld met duidelijke en concrete acties die de General manager, voorzitter of groep verder moet uitwerken binnen een afgesproken tijdsframe.

2. Vergaderverwachtingen

Op de geplande vergaderingen en bijeenkomsten worden afspraken gemaakt. Dit gebeurt volledig vrijwillig (niet verplicht) en tegelijkertijd ook niet vrijblijvend. Men verwacht dat de persoon die een actie op zich neemt, deze zo goed mogelijk tracht af te werken binnen de door hem voorgestelde termijn. Als dit niet mogelijk is, motiveert hij dit aan de groep.

Ook verwacht VOM van het bestuursorgaan, bureau en community volgende punten te respecteren voor de vergaderingen:

Aanwezigheid bij de vergaderingen (hetzij fysiek, hetzij ingebeld) van minstens 75%;
Op de hoogte zijn van de besproken agendapunten en eventuele dossiers;
Bestuurders dienen specifiek op de hoogte te zijn van de “Brief van de voorzitter en General manager”;
Er is een beurtrol voor het opmaken van het verslag. Dit wordt tijdens de vergadering afgewerkt, en door ofwel de General manager ofwel de aangestelde verantwoordelijke nagelezen en binnen de 2 weken na vergadering doorgestuurd.

3. Sociale verwachtingen

Tijdens de vergadering is iedereen het ermee eens om op een open en constructieve wijze samen te werken en in consent verder te gaan.

Open en constructief wil zeggen:

Opbouwend, verbeterend, vooruitgaand, de toekomst en NIET gericht op het verleden, starheid, tegenwerken, eigen projecten/ideeën boven andermans ideeën zetten. Natuurlijk nemen we de lessen uit het verleden mee, maar we gaan niet steeds herbeginnen over dat verleden en dezelfde discussies herhalen. We kunnen terugkomen op een collectieve beslissing maar niet op een mening van iemand op een bepaald moment.
Echte verantwoordelijkheid nemen: als het niet goed is, akkoord, maar stel dan een duidelijk alternatief. Engageer u.
In tijden met onzekerheid de vereniging trachten te besturen, zonder verkrampen. Resultaten zijn onzekerder dan vroeger. Crisissen zijn uitdagingen.
Stevig discussiëren en eventueel inzichten laten botsen mag, maar géén mensen laten botsen. Na een beslissing stelt men zich collegiaal op. Stel niet steeds genomen beslissingen opnieuw in vraag, en zeer belangrijk: er zijn geen winnaars en verliezers, goeden en slechten, op een vergadering. Creëer geen polarisatie.
Geen angst hebben om bij een blijvend meningsverschil ten opzichte van een meerderheid, gewoon te stemmen over het vraagstuk, en bij meerderheid goed te keuren.
Geen achterdocht of slechte intenties definiëren of suggereren tegenover medebestuurders, bureau/kernbestuur, voorzitter, personeel of groepsleden.
Een vergadering voorbereiden, en als dat niet mogelijk is (we kunnen allemaal wel eens te druk bezet zijn, of documenten komen te laat toe), misschien de kunst van het zwijgen beoefenen.
Als een werkgroep of community iets beslist, hoeft dit niet gedragen te zijn door het bestuursorgaan maar het moet wel binnen de missie van VOM passen. De rol van een werkgroep of community is om met voorstellen, activiteiten af te komen, eventueel met een budgetplan en dit voor te leggen aan de General manager en/of het bestuursorgaan.
Het volgen van een logische sequentie van “van analyse naar synthese naar voorstel tot besluit naar beslissing naar communicatie naar implementatie naar evaluatie” is noodzakelijk om een goed te besturen. Alle werkgroepen en communities dienen te zorgen voor “van analyse tem besluit”. Het bestuursorgaan beslist waarna de groep verder gaat met communicatie tem evaluatie.

Alle leden worden a priori uitgenodigd om actief te zijn binnen VOM. Er wordt open gecommuniceerd via oproepen aan alle leden. Echter indien er geen gevolg gegeven wordt aan deze oproepen kan er achteraf géén opmerking gegeven worden van voorkeursbehandeling van bepaalde actieve leden.

4. Locatie en praktische afspraken vergaderingen

De locatie van de meeting zal gekozen worden door het betreffende orgaan en kan afwisselend bij een bedrijf doorgaan. De data van de meetings liggen bij voorkeur 6 maand op voorhand vast. Tevens is het belangrijk om op tijd te starten en te eindigen. Hiervoor zal voor de start een periode voorzien zijn om nog even “aan te komen”. Er is een formele check-out bij de vergadering die dienst doet als evaluatie.

5. Financiële regeling

Er zijn géén bezoldigingen voorzien voor het bestuursorgaan, communities of werkgroepen. Wel kan VOM bepaalde kosten aanvaarden zoals verblijfskosten en/of een vergoeding voor het transport. Dit kan enkel na voorlegging van bewijsstukken of de reden van verplaatsing. Hierbij gelden de op dat moment geldende kilometervergoeding zoals jaarlijks vastgelegd. (Zie omzendbrief dat hieromtrent gepubliceerd wordt in Belgisch Staatsblad). Enkel deelname aan vergaderingen inzake beleid & vertegenwoordiging van de vereniging ten aanzien van derden komen in aanmerking.

Bestuurders, leden van werkgroepen, bestuur van communities en sprekers tijdens events kunnen gratis deelnemen aan het door hen georganiseerde event. Uitzondering hierop zijn de deelname aan cursussen, opleidingen en beurzen of indien andere afspraken binnen de groep gelden.

Voor de lesgevers wordt er jaarlijks een standaardvergoeding vastgelegd zowel voor het effectief lesgeven als voor de verplaatsingen. Per cursus/opleiding wordt een overeenkomst opgesteld tussen de lesgever en VOM vzw waarin de opdracht, timing, vergoeding, annulering en specifieke afspraken vast gelegd worden.

Volgende verplaatsingen worden niet vergoed:

Deelname aan vergadering (bestuursorgaan, community, werkgroep, …)
Deelname aan studiedagen, netwerkevents, cursussen, ed.
Deelname aan de Algemene Vergadering.

6. Vertegenwoordiging van VOM door leden andere dan het bestuursorgaan of community

Als een actief lid VOM vertegenwoordigt in andere organisaties gericht op de uitbouw of het algemeen belang van VOM vzw, dan dient dit beslist te worden door het bestuursorgaan. Er wordt een overeenkomst opgesteld die het mandaat, de bevoegdheden, de termijn, de specifieke afspraken en vergoedingen regelt.

Bekrachtigd door Algemene Vergadering

MEISE 31.05.2023